Les logiciels ERP et CRM sont parmi les outils de gestion d’entreprise les plus appréciés et les plus faciles à utiliser sur le marché. Le logiciel ERP pour entreprises est une solution d’affaires intégrale, c’est-à-dire qu’il vous permet de gérer tous les processus liés à votre entreprise à travers une seule base de données ; des départements des ventes aux ressources humaines, en passant par la logistique ou la production. Tout est unifié. Ce qui est moins bien connu, c’est le fonctionnement de ce type de logiciel, ainsi que les particularités qu’il présente.
Comment fonctionne un logiciel ERP ?
Le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est un système de gestion des ressources de l’entreprise qui présente des caractéristiques particulières dans son fonctionnement. Ce sont des systèmes d’information de gestion qui intègrent et utilisent de nombreuses grandes entreprises dédiées au secteur de la production, de la distribution et des biens et services. Ils sont généralement appelés systèmes backoffice, car le client et le grand public n’y sont pas directement associés. En d’autres termes, il s’agit d’un programme de gestion interne qui traite directement avec les fournisseurs et qui permet d’établir un protocole d’action qui améliore l’efficacité et la productivité des employés.
Les ERP de dernière génération comprennent une série de modules spécialisés dans l’amélioration intégrale de tous les départements qui composent une entreprise. Des exemples de ces modules incluent la fabrication ou la production, la logistique et l’entreposage, et même les systèmes de comptabilité et de ressources humaines.
- Modulaire : Le logiciel de gestion ERP se compose de différents modules ou applications qui améliorent l’expérience client. Il existe des modules avec différents thèmes, tels que la production, la gestion des ressources humaines ou les ventes et le marketing. Tous sont réglables et permettent au client de choisir ceux qui répondent le mieux à ses besoins.
- Complet : en utilisant une base de données unique, tous les départements et employés d’une entreprise sont interreliés. Le partage de l’information en temps réel évite la duplication des fonctions et augmente la productivité des travailleurs.
- Modulable : vous pouvez ajuster ses performances en fonction du niveau requis par le client. Si l’entreprise grandit et augmente le nombre d’employés ou crée de nouveaux départements pour répondre à leurs besoins, le programme ERP s’adapte à ces besoins sans diminuer sa performance.
- Auditable : c’est un autre des avantages d’un logiciel ERP, puisqu’il enregistre toutes les actions effectuées dans sa base de données. Cela vous permet de faire des recherches ou d’analyser les erreurs en découvrant qui les a faites.
Sécurisé : gérez les données de tous les utilisateurs et tenez les pirates informatiques à l’écart de vos documents commerciaux et de vos informations confidentielles.
Bref, l’utilisation d’un logiciel ERP est complexe, mais sa convivialité est intuitive et très facile à apprendre. De plus, les avantages qu’elle apporte à votre entreprise lui permettront de croître de façon durable et avec une organisation interne appropriée. Disposer d’un système de mise à jour instantanée de l’information, parce qu’il utilise le cloud pour son administration, améliore l’efficacité et la productivité de vos employés en évitant le chevauchement des fonctions. En plus des logiciels ERP, il existe d’autres logiciels de gestion d’entreprise pour la bonne gestion et l’exploitation des bases de données clients. C’est le cas du CRM (Customer Relationship Management), un logiciel qui permet à l’entreprise qui l’utilise d’établir une meilleure relation avec ses clients.
A quoi servent les systèmes ERP ?
Un système ERP est responsable de la gestion globale de l’entreprise, quel que soit le secteur qu’elle occupe. Son utilité fondamentale, en bref, est de faciliter et d’améliorer l’administration. Le système ERP articule tous les processus, qui comprennent la gestion de la comptabilité, la gestion des entrepôts et des stocks, le contrôle des coûts de production, la dynamisation des ressources humaines, la mise à jour d’une gestion commerciale complète et, en bref, une réponse coordonnée au nombre infini de variables qui affectent la performance quotidienne de l’entreprise.
Le système ERP, étant de nature moulable, peut être utilisé et couplé à pratiquement n’importe quel type d’entreprise, d’alimentation, de distribution de marchandises, de commerce, etc. Il représente un coup de fouet pour l’économie d’une entreprise, car le système suppose certains modèles contrastés de qualité et de viabilité, qui sont constamment mis en contraste avec des données fiables sur le marché sur lequel elle est en concurrence. Il s’agit aussi de contribuer à une meilleure compréhension du véritable potentiel de l’entreprise et de concevoir l’ensemble du programme d’action sur des bases solides.
Avantages d’un système ERP
La mise en place d’un système ERP dans une entreprise ne doit pas nécessairement être rapide ou facile, nécessite une étude adaptée à chaque cas et implique nécessairement une partie de l’investissement. Cependant, compte tenu des progrès et du succès vertigineux de ce type de logiciel, l’expérience a montré qu’il offre également un excellent nombre d’avantages.
Le premier avantage immédiat est la simplification des tâches de gestion. En centralisant toutes les informations générées par notre entreprise dans une base de données unique, d’une part simplifie la communication et la prise de décision, et vous permet d’anticiper les prochaines étapes dans un environnement réaliste et simple.
Un autre avantage de la mise en œuvre de l’ERP est que nous avons un meilleur contrôle de l’organisation et du suivi des produits. Chaque module est interconnecté, ce qui permet aux différents services d’obtenir des informations instantanées sur la chaîne de production et de distribution.
Et c’est sans aucun doute l’avantage économique qui est le plus important, car garantir l’efficacité implique un élément d’économie. Une fois l’investissement initial économisé, la réduction des coûts sera applicable à toutes les facettes de l’entreprise. La plus grande efficacité obtenue, la réduction du nombre d’erreurs et la réduction des tâches en double permettent de réduire les coûts de l’entreprise et d’augmenter la marge bénéficiaire.
Qu’est-ce qu’un CRM ?
Un CRM est donc un outil indispensable pour créer une stratégie d’entreprise axée sur l’utilisateur, ce qui permet d’établir des relations à long terme et d’accroître le degré de satisfaction à l’égard de la marque.
En particulier, le CRM stocke et gère autant d’informations que possible sur les clients pour la bonne gestion de leur relation avec l’entreprise. En stockant les données de chaque client, ce logiciel est capable d’analyser les préférences des clients, ce qui permet de mieux planifier la production en fonction de la demande et du public cible et d’offrir les bons produits ou services à chaque client.
Salesforce, Oracle CRM, SAP CRM et Microsoft Dynamics sont les CRM les plus connus sur le marché en raison de leurs multiples fonctionnalités, bien qu’il existe aussi d’autres CRM gratuits avec leurs limites évidentes comme SugarCRM, VTiger CRM, Zoho CRM et Civi CRM.
Bref, elle améliore la productivité de l’entreprise et l’efficacité de la relation avec le public. C’est ce qu’on appelle le marketing relationnel. Une stratégie axée sur le client est la clé de l’amélioration de la compétitivité.