Il est très important de savoir choisir le bon ERP car les logiciels de gestion permettent de résoudre de manière intégrale toute la gestion d’une entreprise. L’ERP naît de la nécessité de mettre en œuvre des solutions rapides et efficaces dans un monde de transformation numérique comme celui que nous vivons. Les problèmes administratifs, la documentation qui doit être classifiée ou même l’organisation de l’entreprise elle-même a dû être effectuée manuellement étant un travail très fastidieux qui nous a fait perdre beaucoup de temps et de temps, est de l’argent.
Un logiciel de gestion résout les problèmes productifs au sein d’une entreprise mais aussi, il est orienté vers le client et le fait de pouvoir faciliter l’utilisabilité et l’expérience d’achat et de pouvoir le guider dans le processus d’achat. Nous avons donc besoin d’un ERP qui offre une solution intelligente qui combine la gestion des processus internes et externes et qui offre une solution et une expérience client exceptionnelle. C’est là qu’est née la solution ERP.
Le processus d’évaluation et de sélection d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) pour votre petite ou moyenne entreprise peut être une tâche très complexe. Sa mise en œuvre doit fournir des avantages concurrentiels clés à l’organisation, c’est donc une décision qui ne doit pas être prise à la légère.
Sélectionnez le bon système ERP pour votre entreprise en quelques étapes
Aujourd’hui, il ya beaucoup d’informations et beaucoup d’options sur le marché, il est donc nécessaire d’acquérir le système ERP pour tirer parti de la concurrence et le mieux adapté aux besoins de l’organisation. De nombreuses organisations n’ont pas l’expertise interne nécessaire pour mettre en œuvre un ERP. Envisager d’embaucher ou d’embaucher une équipe de consultants expérimentés qui pourront vous guider tout au long du processus de sélection vous permettra d’économiser temps et argent.
1-. Créer une équipe de travail
La première étape du choix d’un système ERP consiste à établir un comité de sélection. Il s’agira des décideurs représentant les différents départements de l’organisation.
Pour créer une équipe de travail intégrale, proactive et efficace, il est nécessaire :
Choisir un chef d’équipe : Bien que le choix d’un logiciel de planification des ressources d’entreprise doit être une décision conjointe et l’appui des dirigeants de l’organisation est indispensable, un leader ayant une connaissance des affaires et de l’industrie sera en mesure de prendre l’initiative tout au long du processus et assurer le choix du système le plus approprié.
Tous les membres de l’équipe de travail doivent s’engager à respecter l’ensemble du processus de sélection de l’ERP et le temps requis.
2-. Évaluer les besoins de l’entreprise
Un facteur fondamental dans le choix d’un système ERP est de partir des besoins de l’entreprise et non des caractéristiques du logiciel. Les membres de l’équipe doivent définir les problèmes organisationnels à résoudre. Cela peut se faire en dressant une liste de ce que l’entreprise veut réaliser.
Il est également nécessaire de dresser une liste de réalisations plus ambitieuses, comprenant la formation des employés et la simplification des processus, afin d’accroître la rentabilité et l’environnement de travail.
3-. Donner la priorité aux réalisations
En triant les éléments de la liste des besoins et des réalisations, l’équipe de travail peut prendre des décisions plus fermes au moment de choisir le logiciel qui convient le mieux à l’entreprise. Une fois commandées, toutes les options du système ERP doivent être évaluées afin de déterminer lesquelles sont les mieux adaptées à l’organisation.
4-. Quel est le budget ?
Lors du choix d’un ERP, toutes les entreprises cherchent à minimiser les coûts ; cependant, il est très important de faire un investissement qui coûte un peu plus cher mais qui répond aux besoins de l’organisation. Si vous décidez d’engager une équipe de consultants, ils vous aideront à choisir l’outil le plus pratique en fonction du budget que l’entreprise gère pour la mise en œuvre et les attentes à court, moyen et long terme.
5-. Sélectionner et contacter les fournisseurs
Les consultants aideront l’équipe à trouver un fournisseur qui offre le bon système pour l’organisation. Le plus important est de toujours garder à l’esprit la liste des objectifs, le nombre approximatif d’utilisateurs et le budget.
Il est conseillé de contacter directement les fournisseurs pour clarifier les doutes qui peuvent surgir lors de la recherche ERP. Assurez-vous que la société de conseil avec laquelle vous évaluez le logiciel vous donne toutes les informations et le temps de connaître à la fois votre entreprise et vos processus pour être en mesure d’offrir la meilleure alternative selon vos besoins.
6-. Demander des références
Une fois que vous pensez avoir sélectionné votre fournisseur, demandez des références à d’autres clients ; cela vous permettra de vérifier les caractéristiques, la relation qualité/prix et si le logiciel est capable de répondre aux attentes de votre projet.
Les commentaires, qu’ils soient positifs ou négatifs, vous aideront à prendre une décision ou à approfondir la recherche. Des aspects tels que le service à la clientèle, la formation, le degré d’engagement ou les coûts sont fondamentaux et peuvent être d’une grande aide pour finaliser le processus de sélection.
7-. Préparer le modèle pour le changement
La mise en œuvre d’un système ERP peut être un changement radical pour de nombreuses entreprises, surtout si leurs employés n’en ont jamais utilisé un auparavant. La transparence tout au long du processus est importante, de même que le fait de tenir les employés informés et de leur donner l’occasion de participer.
Il est très probable que la première réaction du personnel soit une résistance au changement et la peur de l’incertitude que ce nouvel outil et les pratiques qu’il apporte, il est donc important qu’il y ait une communication et beaucoup d’informations des dirigeants à l’équipe.
Critères de sélection d’une solution ERP
Ce sont les facteurs les plus importants dont vous devez tenir compte lorsque vous choisissez une solution ERP de la manière la plus appropriée possible :
Fonctionnalités de l’ERP
Compte tenu de la taille de notre entreprise, du secteur dans lequel nous opérons, nous devons également être attentifs au niveau de complexité de l’ERP que nous allons choisir pour nous assurer qu’il répond à nos besoins et qu’il est vraiment ce que nous recherchons. Un bon exemple d’ERP évolutif et spécialement conçu pour la plupart des secteurs et des entreprises de différentes tailles est Now Freeware, un ERP où vous ne payez pas pour les licences d’utilisation et d’utilisateur. Vous ne payez que les services tels que les services d’installation, les services de configuration, les travaux spécifiques à développer ou le support entre autres.
Technique
Que l’interface utilisateur soit simple et claire ou que les outils qu’elle offre soient ceux dont nous avons besoin comme l’exploration de données ou la veille économique.
Économique
Choisir une solution ERP coûteuse n’est pas toujours le bon choix. Il est important d’adapter les fonctionnalités au budget dont nous disposons.
Organisationnel
D’un point de vue commercial, il est important de connaître les caractéristiques du management pour savoir s’il s’inscrit dans la politique organisationnelle de l’entreprise car ce point sera l’un des plus importants dans le choix d’un ERP ou l’autre.
Facilité d’utilisation
Si l’interface est simple à utiliser et ne nécessite pas beaucoup de connaissances techniques ou une formation excessive, les résultats en termes d’efficacité et de productivité des travailleurs seront très positifs.
Fournisseur
Le choix d’un logiciel de gestion pour les entreprises ERP par une entreprise qui offre la maintenance et les mises à jour correspondantes dont le programme ERP a besoin tout au long de sa vie utile, est un autre facteur clé à considérer.
Implantation. Que l’implémentation du logiciel soit rapide et sans problèmes tels que la perte de données ou la paralysie du système productif pendant plusieurs jours, il est également important de choisir une solution de gestion parmi d’autres options.
En bref, la mise en œuvre de la bonne solution ERP qui répond à nos attentes d’affaires, la politique d’organisation interne, est également adapté à la taille de notre entreprise, offre une solution de gestion unique parmi d’autres avantages, fera partie du succès ou de l’échec d’une entreprise.