Choisir un ERP a toujours été une tâche complexe. Les entrepreneurs perçoivent l’ERP comme une solution complexe et difficile à mettre en œuvre, mais ils sont conscients de son utilité dans une entreprise. Voyons comment bien choisir votre ERP et éviter les pièges.
Évolution des ERPs
Le Système de planification de la gestion (ou ERP) n’a pas toujours été ce qu’il est aujourd’hui. La gestion des domaines clés d’une entreprise (comptabilité, facturation, ventes, achats et coûts) à partir de modules est devenue indispensable mais il n’y a pas si longtemps, ces modules n’étaient pas intégrés.
Faciliter la communication entre les secteurs d’activité a été possible car les développeurs ont réalisé l’intégration des composants. S’il est vrai que ce changement s’est accompagné d’une augmentation des fonctionnalités de l’ERP, il l’a également rendu plus robuste mais aussi trop souvent coûteux à mettre en œuvre. Dans un premier temps, cela l’a rendu exclusivement accessible aux grandes entreprises.
Importance du bon choix de l’ERP
Selon une étude menée par Harvard Business Review, les entreprises qui choisissent un ERP et l’acquièrent ont une réduction de leurs dépenses de 10%, mais celles qui l’ont choisi correctement ont une réduction allant jusqu’à 35% en moyenne.
En ce sens, les décideurs étant conscients de ce fait, il est naturel qu’ils doivent choisir un ERP et le mettre en œuvre d’une manière plus contrôlée et efficace pour augmenter le taux de réussite. La première étape d’une mise en œuvre réussie consiste à choisir judicieusement un ERP.
Les doutes sur le logiciel ERP, l’implémentateur et l’entreprise
Tout processus de sélection implique implicitement des doutes quant au choix du bon logiciel ERP. Il est évident qu’il peut y avoir de multiples facteurs qui peuvent causer des lacunes et/ou des erreurs dans la mise en œuvre de l’ERP. En termes de responsabilité, cela peut être dû à : l’implémenteur, le logiciel lui-même et le client lui-même. Bien que parfois il ne s’agit pas d’un seul d’entre eux, mais de la combinaison de plusieurs facteurs.
Doutes sur les logiciels ERP lui-même
Parfois, la décision concernant la commodité d’un logiciel ou d’un autre dans une organisation est prise en fonction de questions strictement économiques, de la mode, de références d’autres organisations, et ainsi de suite. Toutefois, le choix d’un logiciel ERP doit être fondé sur des paramètres moins objectifs et contrairement à ce qui peut paraître, plus subjectifs.
Le logiciel est un facteur clé pour le succès du processus. Parfois, on a tendance à opter pour des logiciels de nature généraliste et peu spécialisés, cela peut impliquer qu’il ne soit suffisamment adapté aux besoins du client :
- soit parce que son organisation évolue dans un secteur spécialisé,
- soit parce que ses besoins ne sont pas alignés sur le produit,
- soit parce que le caractère innovant de l’organisation nécessite des modules lui donnant un avantage concurrentiel sur le reste du secteur.
Aucun logiciel ERP horizontal, vertical ou personnalisé n’est exempt d’erreurs, bien que ce dernier soit plus susceptible de l’être parce qu’il exige la mise à l’essai d’une seule organisation cliente, alors que les premiers ont une portée beaucoup plus grande et sont donc assujettis à un plus grand nombre de tests.
Doutes au sujet de l’implémentateur
Toutes les entreprises qui implémentent des logiciels ERP ont des « démos » plus ou moins intéressantes et attrayantes, qui nous impactent généralement et nous permettent de prendre la décision pour la présentation la plus belle ou spectaculaire.
Cependant, la décision doit être prise en termes d’adaptation aux besoins de l’organisation, pour lesquels ils doivent être étudiés et analysés dès le premier moment, et la présentation doit être soulevée et adaptée à la résolution de ce problème.
Que l’implémentateur sache que le logiciel ERP n’est généralement pas le problème, mais plutôt si l’implémentateur ait des connaissances liées au secteur auquel l’organisation appartient à mettre en œuvre, des problèmes similaires et la taille des entreprises, des cas communs, etc.
Il est important pour l’organisation de connaître à l’avance le profil des personnes chargées de la mise en œuvre ainsi que leur niveau d’expérience, car il arrive qu’une mise en œuvre commence par des consultants chevronnés et que la troisième visite soit confiée à de jeunes fonctionnaires ayant beaucoup moins d’expérience et de formation professionnelle.
Doutes sur l’entreprise elle-même
Dans de multiples entreprises, la mise en place et le choix d’un logiciel ERP sont imposés par la direction, mais où les utilisateurs font preuve de réticence dès la première minute.
Il est très important à cet égard que l’ensemble de l’organisation soit impliqué dans le processus, et si la résistance des utilisateurs au changement est minime, qu’elle soit communiquée et traitée pour l’atténuer ou le minimiser.
Parfois, il ne s’agit pas de résistance au changement, mais simplement de disponibilité et de ressources. On pense que la mise en œuvre d’un logiciel ERP est une question de semaines ou de quelques mois, et n’est pas considérée comme un processus continu et itératif d’amélioration des processus, qui peut prendre plusieurs mois, voire une année, qu’un autre.
L’allocation des ressources pour le projet doit être précisée par du personnel ayant une disponibilité et des connaissances suffisantes, certains pour diriger et d’autres pour soutenir le processus. Ce n’est pas toujours le cas. Le personnel formé est trop occupé et celui qui connaît le moins bien les processus de l’entreprise est celui qui finit par exercer les tâches d’interlocution avec l’exécutant, bien que ce dernier n’ait pas la capacité de prendre des décisions et qu’il doive ensuite passer par le filtre de sa hiérarchie.
Sans aucun doute, il existe de multiples facteurs qui, isolés ou combinés entre eux, peuvent conduire, mais pas à l’échec, à un processus traumatisant de mise en œuvre de l’ERP, c’est pourquoi il convient de les prendre en compte tous dès le premier moment du processus de sélection du logiciel ERP.
Les étapes du choix de l’ERP
Faire participer vos employés
Si le besoin d’un ERP a été convenu, l’idéal est d’impliquer les personnes qui seront directement affectées par la décision, telles que :
- Utilisateurs finaux
- Personnel responsable de l’administration du système
- Gestionnaires et cadres
Définir ce que vous voulez réaliser par le biais d’un ERP
Quel est le but de la mise en œuvre et le choix d’un ERP, qui est ce qui peut être facilité, recherchez les avantages qui viennent avec elle. Selon cette idée, vous devez définir le plan de mise en œuvre, les priorités, l’impact commercial et les avantages probables, ainsi que les domaines qui seront touchés par la décision. De l’automatisation, les processus d’affaires clés qui en bénéficieront seront :
Évolutivité de l’ERP
Choisir un ERP qui peut répondre aux besoins actuels de l’entreprise et en même temps a la capacité d’évoluer dans l’avenir avec l’entreprise, est vital. Par conséquent, avant de prendre une décision, il est très important de considérer l’évolutivité de la solution sur deux plans :
- Horizontal : avec des modules ou fonctionnalités à mettre en œuvre lorsque le modèle de gestion évolue.
- Vertical : qui soutient la croissance transactionnelle si l’entreprise se développe.
Ne perdons pas de vue que le choix d’un ERP signifie vivre avec les cinq à dix années de la vie quotidienne de l’organisation, il est donc recommandé de choisir une solution évolutive et évolutive.
Choisissez un fournisseur, pas une marque
Le choix du fournisseur de logiciels de gestion d’entreprise est la chose la plus importante. Vous devriez choisir qui commercialise des logiciels de qualité avec l’évolutivité nécessaire et qui a le degré de flexibilité requis par les changements du modèle d’affaires au fur et à mesure de sa croissance. Vous devez également prendre en compte :
- La quantité et la qualité des clients et des implémentations réalisées.
- Si l’entreprise fait des mises à jour fréquentes, elle parle bien du fournisseur, car cela signifie qu’elle apporte des améliorations à ses produits et qu’elle est consciente de ses clients.
- Disponibilité de ressources formées pour la mise en œuvre et le soutien technique subséquent.
- Présence locale.
Planifier les délais de mise en œuvre
Enfin, il est important de garder à l’esprit que chaque projet prend du temps. Pour qu’un ERP soit mis en œuvre correctement et avec succès, il doit être pris en compte dans la planification :
- L’utilisation des ressources internes, leur disponibilité, leur expérience et leurs connaissances, car la durée et le succès du projet de mise en œuvre en dépendent.
- Le respect des processus standards de la solution car il dépend du niveau d’ajustements et/ou de développements à réaliser.
- La qualité des données existantes et des processus d’affaires.
- La culture de l’entreprise en matière de technologie et son adoption.
- Le temps de mise en œuvre peut varier de 2 mois à 2 ans selon les facteurs mentionnés ci-dessus.