Twijfels over de keuze van een ERP, volg onze stappen om een ERP te kiezen

De keuze voor een ERP is altijd al een complexe taak geweest. Ondernemers zien ERP als een complexe en moeilijk te implementeren oplossing, maar zijn zich bewust van het nut ervan in een bedrijf. Laten we eens kijken hoe u uw ERP correct te kiezen en te voorkomen dat de valkuilen.

Evolutie van ERP’s

Het Management Planning Systeem (of ERP) is niet altijd geweest wat het nu is. Het beheren van de kerngebieden van een bedrijf (boekhouding, facturatie, verkoop, inkoop en kosten) vanuit modules is essentieel geworden, maar nog niet zo lang geleden zijn deze modules niet geïntegreerd.

Het vergemakkelijken van de communicatie tussen de bedrijfssectoren was mogelijk doordat de ontwikkelaars de componenten hebben geïntegreerd. Hoewel deze verandering gepaard is gegaan met een toename van de ERP-functionaliteit, heeft het er ook voor gezorgd dat het robuuster, maar ook te vaak duurder is om te implementeren. In eerste instantie was het dus uitsluitend toegankelijk voor grote bedrijven.

Belang van de juiste ERP keuze van ERP

Volgens een studie van Harvard Business Review hebben bedrijven die voor een ERP kiezen en deze aanschaffen een kostenreductie van 10%, maar bedrijven die deze correct gekozen hebben, hebben een reductie tot gemiddeld 35%.
In die zin, aangezien besluitvormers zich bewust zijn van dit feit, is het logisch dat ze een ERP kiezen en het op een meer gecontroleerde en efficiënte manier implementeren om het succespercentage te verhogen. De eerste stap in een succesvolle implementatie is om zorgvuldig een ERP te kiezen.

Twijfels over de ERP-software, de uitvoerder en het bedrijf

Elk selectieproces houdt impliciet twijfels in over de keuze van de juiste ERP-software. Het is duidelijk dat er meerdere factoren kunnen zijn die lacunes en/of fouten kunnen veroorzaken in de implementatie van het ERP. In termen van aansprakelijkheid kan dit te wijten zijn aan: de uitvoerder, de software zelf en de klant zelf. Hoewel het soms niet slechts een van hen is, maar een combinatie van verschillende factoren.

Twijfels over de ERP-software zelf

Soms wordt de beslissing over het gemak van de ene of de andere software in een organisatie genomen op basis van strikt economische kwesties, mode, referenties van andere organisaties, enzovoort. De keuze van ERP-software moet echter gebaseerd zijn op minder objectieve parameters en, in tegenstelling tot wat misschien lijkt, meer subjectief.

Software is een belangrijke factor voor het succes van het proces. Soms kiezen we vaak voor generalistische en laaggeschoolde software, wat kan betekenen dat deze onvoldoende is aangepast aan de behoeften van de klant:

  • of omdat de organisatie actief is in een gespecialiseerde sector,
  • of omdat zijn behoeften niet zijn afgestemd op het product,
  • of omdat het innovatieve karakter van de organisatie modules vereist die de organisatie een concurrentievoordeel geven ten opzichte van de rest van de sector.

Geen enkele horizontale, verticale of op maat gemaakte ERP-software is foutloos, hoewel de kans groter is dat het foutloos is, omdat het testen van één enkele klantorganisatie vereist, terwijl de eerste een veel groter bereik heeft en dus aan meer testen onderworpen is.

Twijfels over de uitvoerder

Alle bedrijven die ERP-software implementeren hebben min of meer interessante en aantrekkelijke “demo’s”, die over het algemeen een impact hebben op ons en ons in staat stellen om te kiezen voor de mooiste of meest spectaculaire presentatie.
De beslissing moet echter worden genomen in termen van aanpassing aan de behoeften van de organisatie, waarvoor ze vanaf het begin moeten worden bestudeerd en geanalyseerd, en de presentatie moet worden verhoogd en aangepast om dit probleem op te lossen.

Dat de uitvoerder weet dat ERP-software is over het algemeen niet het probleem, maar eerder als de uitvoerder heeft kennis met betrekking tot de sector waartoe de organisatie behoort te implementeren, soortgelijke problemen en de grootte van de bedrijven, veelvoorkomende gevallen, etc. heeft.
Het is belangrijk voor de organisatie om vooraf het profiel van de uitvoerders en hun ervaringsniveau te kennen, omdat soms een implementatie begint met ervaren consultants en het derde bezoek wordt toegewezen aan jonge medewerkers met veel minder ervaring en professionele opleiding.

Twijfels over het bedrijf zelf

In veel bedrijven wordt de implementatie en keuze van ERP-software opgelegd door het management, maar de gebruikers zijn terughoudend vanaf de eerste minuut.

Het is daarbij van groot belang dat de hele organisatie betrokken is bij het proces en als de weerstand van de gebruiker tegen verandering minimaal is, dat deze wordt gecommuniceerd en geadresseerd om het proces te beperken of te minimaliseren.

Soms gaat het niet om weerstand tegen verandering, maar gewoon om beschikbaarheid en middelen. Aangenomen wordt dat de implementatie van ERP-software een kwestie van weken of maanden is, en wordt niet beschouwd als een continu en iteratief proces van procesverbetering, dat enkele maanden of zelfs een jaar kan duren.
De toewijzing van de middelen voor het project moet worden gespecificeerd door personeel met voldoende beschikbaarheid en kennis, sommige om leiding te geven en andere om het proces te ondersteunen. Dit is niet altijd het geval. De opgeleide medewerkers hebben het te druk en degene die de processen van het bedrijf het minst kent, is degene die uiteindelijk de interactie met de uitvoerder uitvoert, hoewel deze niet in staat is om beslissingen te nemen en vervolgens door de filter van zijn hiërarchie moet gaan.

Zonder twijfel zijn er veel factoren die, geïsoleerd of gecombineerd, kunnen leiden, maar niet tot mislukking, tot een traumatisch proces van ERP-implementatie, dus ze moeten allemaal worden overwogen vanaf het eerste moment van het ERP-software selectieproces.

De stappen in de keuze van het ERP

Uw medewerkers erbij betrekken

Als de behoefte aan een ERP is overeengekomen, is het ideaal om de mensen die rechtstreeks door de beslissing worden getroffen, zoals :

  • Eindgebruikers
    Personeel dat verantwoordelijk is voor het systeembeheer
    Managers en leidinggevenden

Definieer wat u wilt bereiken via een ERP

Wat is het doel van de implementatie en keuze van een ERP, dat is wat kan worden vergemakkelijkt, op zoek naar de voordelen die met zich meebrengen. Volgens dit idee moet u het implementatieplan, de prioriteiten, de impact op het bedrijf en de te verwachten voordelen definiëren, evenals de gebieden die door de beslissing worden beïnvloed. Van automatisering zullen de belangrijkste bedrijfsprocessen profiteren:

erp-kiezen

  • Verkoop
  • Winkelen
  • Inventaris
  • Financiën en boekhouding
  • Loonlijst
  • Productie

Schaalbaarheid van ERP

Het kiezen van een ERP die kan voldoen aan de huidige behoeften van het bedrijf en tegelijkertijd de mogelijkheid heeft om te evolueren met het bedrijf in de toekomst is van vitaal belang. Alvorens een beslissing te nemen, is het daarom zeer belangrijk om de schaalbaarheid van de oplossing op twee niveaus te overwegen:

  • Horizontaal: met modules of functionaliteiten die worden geïmplementeerd naarmate het businessmodel evolueert.
  • Verticaal: dat ondersteunt de groei van transacties als het bedrijf groeit.

Laten we niet vergeten dat het kiezen van een ERP betekent leven met de vijf tot tien jaar van het dagelijks leven van de organisatie, dus het is aan te raden om een schaalbare en schaalbare oplossing te kiezen.

Kies een leverancier, niet een merk

De keuze van de leverancier van bedrijfsmanagementsoftware is het allerbelangrijkste. U moet kiezen wie kwaliteitssoftware met de nodige schaalbaarheid op de markt brengt en wie de mate van flexibiliteit heeft die nodig is voor veranderingen in het bedrijfsmodel naarmate het groeit. U moet er ook rekening mee houden:

  • De kwantiteit en kwaliteit van klanten en uitgevoerde implementaties.
  • Als het bedrijf regelmatig updates uitvoert, spreekt het goed over de leverancier, omdat het betekent dat het zijn producten verbetert en zich bewust is van zijn klanten.
  • Beschikbaarheid van getrainde middelen voor de implementatie en de daaropvolgende technische ondersteuning.
  • Lokale aanwezigheid.

Termijnen voor de uitvoering van het plan

Tot slot is het belangrijk om in gedachten te houden dat elk project tijd kost. Om een ERP goed en succesvol te implementeren, moet er bij de planning rekening mee worden gehouden:

  • Het gebruik van interne middelen, hun beschikbaarheid, ervaring en kennis, aangezien de duur en het succes van het implementatieproject ervan afhangen.
  • Het respecteren van de standaardprocessen van de oplossing omdat dit afhankelijk is van het niveau van de aanpassingen en/of ontwikkelingen die moeten worden uitgevoerd.
  • De kwaliteit van bestaande gegevens en bedrijfsprocessen.
  • De technologiecultuur van het bedrijf en de toepassing ervan.
  • De implementatietijd kan variëren van 2 maanden tot 2 jaar, afhankelijk van de bovengenoemde factoren.

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *